「社内マニュアルがなかなか浸透しない…」
とお悩みの企業様。
それは、社内マニュアルがきちんと見られていないからなんです。
今回は、社員に“見られる”社内マニュアル制作のコツを伝授します。
マニュアルの基本的な考え方についてはコチラの記事へ。
社内マニュアル作成の4つのコツ
①マニュアルの目的・理由を明確にし、記載する
②5W1Hを意識する
③図や表を挿入する
④必要な情報が分かりやすいか
それぞれ解説します。
①マニュアルの目的・理由を明確にし、記載する
マニュアルは、手順書ではありません。
その業務の手順やルールが分かれば良い訳ではなく、「何のために必要なことなのか」という目的と理由が明記されていることが重要です。
これにより、社員もただ機械的に従うのではなく、意味を理解してくれます。
より主体的に動いてもらうことができるでしょう。
②5W1Hを意識する
5W1Hとは
「誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように」をまとめた略語
ビジネスシーンにおける基本の考え方として知られている5W1Hですが、マニュアルにも欠かせません。
5W1Hを意識して制作することにより、伝える内容をわかりやすく、簡潔にまとめることができます。
③図や表を挿入する
テキストだけでなく、図・イラスト・画像などを挿入しましょう。
視覚的にも見やすくなり、読み手の理解がより深まります。
④必要な情報が分かりやすいか
重要な箇所は、テキストを太字やアンダーラインで工夫するなど、ポイントをわかりやすく目立つように記載するのが効果的です。
また、曖昧な表現は使用せず、明確に言い切る必要もあります。マニュアルを見た際に質問が出ないように、しっかりと基準を設けましょう。
目次やタブをつけ、どこに何が書かれているか検索しやすくするなどの工夫も重要。
読み手の無駄な時間を削減することが、“見られる”マニュアルにつながります。
社内マニュアルでやってはいけないこと
逆に、やってはいけないことも紹介します。
①個人名や個人情報を記載する
マニュアル内に、連絡先などを記載することもあるでしょう。
その場合、個人名や個人情報を記載することは原則NGです。
連絡先は部署名までに留めましょう。
また、個人の携帯電話番号＝個人情報となりますので、記載はNGです。
②作った後はほったからし
しっかり準備して制作したとしても、実際手順通りに作業してみたら不足点が見つかる可能性も。
マニュアルは一度作成して完成するものではなく、修正や改善によってバージョンアップしていくものだと捉えてください。
変更の際は、担当者が最新の内容に更新することで、事故やミスを防ぐことができます。
更新後は社内周知も忘れずに行いましょう。
まとめ
今回は“見られる“社内マニュアル制作のコツをご紹介しました。
ただ、最初から完璧にこなすことは難しいはず。
まずは一通り作成してみて、後から本記事でご紹介したポイントについて見直すのもおすすめです。
マニュアル作成にはどうしても手間がかかりますが、業務全体に大きなメリットをもたらします。
積極的に制作に取り組んでいきましょう！
